Planeación Operativa: ¿Qué es y cómo hacerla flexible a los cambios?

December 2, 2021

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La planeación operativa es aquella que involucra los objetivos recogidos en la planeación estratégica y táctica. La gerencia de la empresa suele preparar la estrategia, cada director se centra en la táctica y al final muchos administradores de proyecto terminan aplicando la planeación operativa.

A través de una herramienta de gestión de proyectos, se va planificando la parte operacional. Este gestor debe ser simple pero a la vez debe ser capaz de trabajar con recursos y objetivo.

Una vez tenemos la solución que mejor se adapte a nuestra empresa, debemos tener en cuenta la gestión del riesgo en nuestro proyecto. Y es que para llevar a cabo una gestión de proyectos profesional es importante tener en cuenta los requisitos definidos en los otros dos niveles anteriores al operativo. Es significa que tendremos que crear escenarios con los posibles cambios que podamos prever.

A continuación, vamos a ver qué significa realmente planeación operativa en una empresa, un ejemplo de planeación operacional y tipos de planeación estratégica, táctica y operativa. Además, veremos cómo crear estos escenarios y hacer pruebas según los imprevistos que podamos tener.

La Planeación Operativa Consiste en:

Crear un plan basado en unos objetivos ya dados, en el que vamos a asignar unas tareas a un equipo. Durante esta planificación, definimos plazos de entrega y recursos necesarios. De ahí, que la figura que destaca en este zona operacional es el Project Manager. Siempre y cuando trabajemos con proyectos.

Durante esta planeación operativa debemos recoger toda la información necesaria, como Directores del Proyecto, para poder realizar una planificación lo más realista posible. De ahí, la importancia de investigar que vamos a necesitar para ejecutar las tareas, las cuales también debemos averiguar.

La Clave de la Reunión Kick-Off para la Planeación Operacional.

La información más importante y con la que podemos poner en marcha nuestro proyecto, la podemos obtener de la reunión Kick-off.  En ella, recogeremos las principales especificaciones para arrancar con el proyecto.

El principal objetivo de la reunión de Kick-off o arranque, será obtener todas las preguntas necesarias, cuyas respuestas tendremos que investigar para darle una solución a lo largo del proyecto. Esto nos permitirá conocer exactamente qué información deberemos controlar para llevar a cabo el plan operacional. Y gracias a la especialización de cada responsable de actividad, sabremos qué riesgos, recursos y otras necesidades deberemos contemplar en nuestro plan.

Durante la reunión, ten en cuenta seguir estas recomendaciones:

  • Obtén preguntas sin respuesta (al menos al inicio de la creación del plan)
  • Pon en común datos y da seguridad al equipo
  • Comprueba si el equipo está de acuerdo en aceptar el nivel de incertidumbre
  • Pon en común protocolos, metodologías, procesos, recursos y otra información necesaria para estandarizar procedimientos
  • Evalúa lo que tienes
  • Ofrece siempre transparencia y da seguridad al equipo
  • Recuerda que una parte importante del motivo de esta reunión es para hacer equipo, por lo que intenta que sea una reunión divertida en la que se conozcan todos y se diviertan

Planeación Estratégica, Táctica y Operativa

Muchas veces ocurre. Las empresas se suelen confundir con la diferencia entre planeación estratégica, táctica y operativa. Como comentábamos al principio, no es más que el proceso para llevar a cabo un objetivo que marcamos desde la estrategia.

Con la planeación estratégica, Gerencia propone alcanzar una serie de objetivos. Con la planeación táctica, Dirección propone cómo llevarlo a cabo, detallando otros objetivos necesarios para cumplir con la estrategia. Y con la planeación operativa, detallamos actividades, tiempos, recursos, equipo necesario para cumplir con los objetivos o acciones definidos en la táctica.

Planeación Operacional, Flexible a Contratiempos.

Los cambios están ahí y no debemos ni obviarlos ni eliminarlos. Debemos gestionarlos. Y es que ocurre muy a menudo, que cuando estamos en plena ejecución del proyecto, Gerencia proponga cierto cambios referentes de la estrategia. Esto deriva en un imprevisto. ¿Cómo tenerlo en cuenta desde el principio, si no lo conocíamos? Haciendo que nuestro plan operacional sea flexible. O lo que es lo mismo aplicando tácticas y trucos de la metodología Agile.

Para darle esta flexibilidad a nuestro plan, deberemos aplicar tanto métodos tradicionales como ágiles, pues tendremos que controlar cómo afectará este cambio a todo el plan.

Son sólo algunos pasos para empezar a definir tu planeación operativa. Con el tiempo y las herramientas adecuadas podrás ir optimizando tu plan. 

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